Hieronder lees je hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Dat doen we uiteraard zo zorgvuldig en
vertrouwelijk mogelijk. Vragen of verzoeken kunnen worden ingediend via jvs@novitasheritage.com.

1. Persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens verwerken we:

We verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van je.
a) Handelsnaam
b) Voor- en Achternaam (particuliere klant, contactpersonen)
c) Vestigingsadres en Postadres
d) KvK-nummer (indien toepasbaar)
e) BTW-nummer (indien toepasbaar)
f) E-mailadres
g) Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
h) Skypenaam (indien van toepassing)
i) Klantnummer, opdrachtnummer, offertenummer en factuurnummer
j) Groepsfoto (bezoekers ervaringen)

Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?

We hebben bovenstaande persoonsgegevens van uwzelf of een van uw collegae verkregen of in
openbare registers, zoals het handelsregister van de KvK of andere open bronnen verkregen (sociale
media).

2. Doeleinden

Om deze redenen verwerken we de persoonsgegevens:

We verwerken je persoonsgegevens alleen wanneer we dat volgens de AVG en UAVG mogen en voor
de doeleinden die we hieronder hebben beschreven.

Contact

Heb je contact met ons opgenomen, per telefoon, e-mail, ons contactformulier, WhatsApp of sociale
media, dan hebben we van u gegevens ontvangen. Deze verwerken we om te kunnen reageren op
uw bericht aan ons. We verwerken deze gegevens maximaal 5 jaar, om bijvoorbeeld te kunnen zien
wanneer we voor het laatst contact hebben gehad, waar dat over is gegaan en hoe u toen reageerde.
Het is in ons gerechtvaardigd belang om dat te weten, zodat we je beter kunnen helpen en beter
prioriteiten kunnen stellen.

Nieuwsbrief

We versturen u graag een nieuwsbrief, omdat u klant bij ons bent of omdat u mogelijk hierin
interesse heeft. We verwerken daarom uw naam en e-mailadres om informatie en nieuws te kunnen
sturen. We bieden onder elke nieuwbrief de mogelijkheid aan om uit te schrijven. We bewaren uw
gegevens voor dit doeleinde, totdat u zich heeft uitgeschreven.

Offertes

Vraagt u bij ons een offerte op, dan verwerken we uw bedrijfs- en persoonsgegevens om een
gerichte offerte te kunnen sturen. We bewaren offertes 8 jaar. Het is namelijk onze wettelijke
administratieplicht om aan te kunnen tonen wat er aan een factuur vooraf is gegaan. Daarnaast

bewaren we de offertes graag zelf, om te kunnen zien of u eerder bij ons al eens een offerte hebt
gevraagd en wat de inhoud daarvan was.

Overeenkomst

Behalve om offertes en facturen te kunnen sturen hebben we soms uw gegevens nodig om de
overeenkomst zelf uit te kunnen voeren en hebben we gegevens nodig voor het dossier. Deze
gegevens verwerken we dan in elk geval gedurende de overeenkomst en zolang de verjaringstermijn
niet is verstreken.

Facturatie

Als u ons een opdracht hebt gegeven, dan verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn voor de
uitvoering van die opdracht. Dat zijn in elk geval uw naam en e-mailadres en overige gegevens die
noodzakelijk zijn om een correcte factuur te kunnen versturen. Bij betaling zullen we bovendien te
zien krijgen van welke rekening dit komt en wie de rekeninghouder is. We bewaren offertes, facturen
en betaalgegevens 8 jaar.

Reacties

Als u een reactie op onze website of sociale media achterlaat, dan verwerken we de naam en
mogelijk portretfoto. Dit laten we in principe oneindig staan, tenzij de post van het medium
verdwijnt of u een verwijderingsverzoek bij ons indient. We hebben een gerechtvaardigd belang om
deze reacties te laten staan, met name wanneer er ook weer antwoord is gegeven, door ons of een
derde, op uw reactie.

Gerechtvaardigd belang

In sommige van bovenstaande gevallen hebben we een gerechtvaardigd belang om gegevens te
verwerken. We hebben ons belang, bijvoorbeeld het belang om onze eigen bewijspositie en
rechtspositie te bewaken, afgewogen tegen het privacybelang van de persoon waarvan we de
persoonsgegevens op basis van deze grondslag verwerken. We zullen daarbij niet meer gegevens
verwerken dan nodig is om ons doel te bereiken en onze gerechtvaardigde belangen te waarborgen.

3. Doorgifte

Ontvangers van persoonsgegevens :
We delen jouw gegevens met de volgende derden, waaronder onze verwerkers:
• Hosting van onze website
• WordPress/Joomla
• OnlineAfspraken - boekingssysteem
• CRM systeem
• Boekhouder/accountant
• Mailservers
• Betaaldiensten
• Bezorgdiensten
• Directe projectpartners voor uw project

Doorgifte derde landen

Wij proberen persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de EER te verwerken, maar soms ontkomen
we er niet aan ook diensten van buiten de EER in te zetten. Deze bedrijven zijn gevestigd in een door
de Europese Commissie aangewezen adequaat land. Met alle verwerkers, binnen en buiten de EER,
hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten

4. Uw rechten

We informeren u graag over de rechten die u heeft en de invloed die u kunt uitoefenen op de
verwerking van uw persoonsgegevens. Wilt u een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op
per e-mail via jvs@novitasheritage.com

Inzage, rectificatie en wissing

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens we van u verwerken en u mag vervolgens
verzoeken deze te laten rectificeren of te wissen.

Beperking van de verwerking

U heeft het recht ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken,
bijvoorbeeld, wanneer de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, we uw
persoonsgegevens niet meer nodig hebben of in afwachting van een beslissing op het bezwaar dat u
gemaakt heeft tegen de verwerking.

Recht op bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Maakt u
bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing, dan zullen we
uw persoonsgegevens daar niet meer voor inzetten.

Gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht uw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en machinaal
leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere partij kunt overdragen, wanneer u ons
toestemming had gegeven om uw gegevens te verwerken en wanneer de verwerking
geautomatiseerd is gedaan.

Toestemming intrekken

Hebben we uw gegevens voor een bepaald doel verkregen op basis van uw toestemming, dan mag u
deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan
de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Klachten

Heeft u klachten over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? U heeft het recht uw klachten in
te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

5. Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben passende organisatorische en technische maatregelen genomen om persoonsgegevens
te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen
zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken.

6. Cookies

Voor een zo goed mogelijke werking van onze websites worden cookies gebruikt. Een cookie is een
klein bestandje dat door onze website wordt meegestuurd en door uw browser op randapparatuur
wordt geplaatst. De informatie die in de cookie is opgeslagen kan naar onze website teruggestuurd
worden, wanneer u de website opnieuw bezoekt.

Sociale media

We willen het voor u graag zo gemakkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen
via sociale media. Dit kan door middel van een aantal sociale media buttons. Lees de
privacyverklaringen van de respectievelijke sociale media-kanalen om te weten hoe zij met privacy
omgaan.

Google Analytics

Omdat we graag willen weten hoe onze bezoekers de website gebruiken, zodat we het gebruik van
de website kunnen optimaliseren, gebruiken wij Google Analytics. Via deze website worden er
daarom analytische cookies van Google geplaatst. Deze Google Analytics cookies worden 50
maanden bewaard. We hebben alle gegevens geanonimiseerd.

Links

Op onze website zal u links naar externe websites aantreffen. Door op een link te klikken gaat u naar
een website buiten deze website. Het kan zijn dat deze externe websites gebruik maken van cookies.
Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- of privacyverklaring van de betreffende website.

7. Wijzigingen

Het kan zijn dat we onze privacyverklaring moeten wijzigen, bijvoorbeeld omdat we een andere
werkwijze zijn gaan hanteren. We zullen de nieuwe privacyverklaring altijd op onze website
publiceren. Als de wijzigingen direct op u van toepassing zijn, zullen we de wijzigingen ook direct met
u communiceren.